Koude acquisitie: welke gegevens neem je op in jouw CRM-systeem?

Ook onder de nieuwe AVG-wetgeving is koude acquisitie nog steeds toegelaten. Toch is het ook een beetje opletten geblazen, want je mag niet zomaar alle persoonsgegevens verwerken in jouw CRM-systeem. Vroeger was de regel: maximaal opzoeken en noteren. Tot bevallingen en begrafenissen, al was het maar om sympathie op te kunnen wekken. Maar onder de nieuwe privacywetgeving is het toch een beetje opletten geblazen, want dat staat al lang niet meer in verhouding tot het doel van jouw telefoontje. Welke gegevens je bij koude acquisitie al dan niet opneemt in jouw CRM-systeem? Dat is en blijft een praktijkstudie. Onderstaande richtlijnen zijn daarbij niet onbelangrijk.

Basisinformatie en contactgegevens

Voorafgaand aan het telefoongesprek heb je waarschijnlijk al heel wat informatie weten te verzamelen. Zo ken je natuurlijk het bedrijf waarmee je belt. En misschien geldt hetzelfde ook wel voor de contactpersoon die je aan de lijn zal krijgen. Met behulp van jouw crm software mag je deze contactgegevens zeker vastleggen. Zij staan immers in verhouding met het doel van jouw telefoongesprek.

Tijdens het telefoongesprek kunnen ook een aantal andere zaken opgevallen zijn. Denk bijvoorbeeld aan de studie-achtergrond, eventuele gemeenschappelijke kennissen of het aantal jaren dat de contactpersoon actief is binnen de onderneming. Voor dergelijke randzaken maak je steeds de afweging en stel je jezelf de vraag of het echt interessant is in functie van koude acquisitie. Is dat niet het geval? Dan laat je het maar beter achterwege. Onder andere de sportactiviteiten of de seksuele voorkeuren van de contactpersoon zijn niet relevant en neem je niet op in jouw CRM-systeem. Dat is logisch.

Kwalificatie-informatie

Tijdens het gesprek zal je al snel jouw kansen toetsen. Het kan immers niet de bedoeling zijn dat je al jouw tijd investeert in iemand die slecht gepositioneerd staat ten opzichte van jouw propositie en bovendien 100% gelukkig is bij een andere leverancier. Daarom zal je subtiel enkele zaken toetsen. Je mag ze uiteraard ook verwerken in jouw CRM-systeem:

  • De ingesteldheid ten opzichte van jouw propositie;
  • De vroegere ervaringen met jouw bedrijf;
  • De huidige ervaringen met andere leveranciers;
  • De vroegere ervaringen met andere leveranciers;
  • Het beschikbare budget;
  • De specifieke noden en behoeften en wanneer ze aanwezig zijn;
  • Het verloop van het besluitvormingsproces.

Persoonlijke informatie

Vroeger was het opnemen van persoonlijke informatie een absolute must. Indien je het studieverleden, de hobby’s, de favoriete reisbestemmingen en de familiale gegevens kende, kon je jouw prospect eenvoudig warm maken. Uiteraard staat dat helemaal niet in verhouding met het vooropgestelde doel: dergelijke gegevens verwerk je met andere woorden niet in jouw CRM-systeem.

Niets staat jou natuurlijk in de weg om een en ander goed in jouw hersenpan te bewaren. En persoonsgegevens die wel verantwoordbaar zijn, zoals het geslacht (in functie van de aanspreekvorm), mag je natuurlijk wel nog steeds in jouw CRM-pakket opnemen.

Tot slot: beveiligen, informeren en verwijderen

Indien je persoonlijke gegevens verwerkt, mag de tegenpartij op een aantal rechten rekenen. Daarom zijn er verschillende aandachtspunten waar je maar beter rekening mee houdt. Deel de gesprekspartner bijvoorbeeld mee dat je een aantal persoonsgegevens in jouw CRM-systeem noteert en dat hij of zij een recht op inzage, correctie en verwijdering heeft.

Uiteraard moet je die rechten ook respecteren. Zorg er dus voor dat jouw systeem eenvoudig een export kan maken of de persoonsgegevens eenvoudig naar de prullenmand kan verwijzen. Werken met Excelbestandjes is met andere woorden geen goed idee, al was het maar omdat de GDPR ook strenge beveiligingsvoorwaarden oplegt.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *